Questa breve guida intende informare gli utenti sulle principali misure, previste dalle leggi vigenti, volte ad agevolare le incombenze del cittadino in materia di certificazione e documentazione amministrativa. Alcune di queste misure, già presenti nel nostro ordinamento da molti anni, hanno atteso a lungo una completa attuazione; il D.P.R. n.445 del 28.12.2000, noto come "testo unico sulla documentazione amministrativa" ha concluso il lungo percorso della semplificazione in materia, riassumendo e migliorando le normative preesistenti ed introducendo ulteriori semplificazioni a vantaggio dei cittadini. L’entrata in vigore di questa importante legge, che ha riassunto il complesso normativo introdotto con le cd. "leggi Bassanini",  ha richiamato l’attenzione delle Pubbliche Amministrazioni sulla necessità di garantire agli utenti servizi e diritti che spesso venivano negati o resi di difficoltosa attuazione; ciò nell’intento di realizzare un radicale mutamento nel rapporto tra cittadini ed istituzioni.

Perché tutto ciò possa accadere è, tuttavia, necessario che l’utente sia pienamente consapevole di tutte le notevoli opportunità offerte dalla legge e che sia in grado di tutelarsi contro le resistenze che ancora impediscono la piena realizzazione di questo doveroso cambiamento.

Nel Comune di Pasian di Prato eventuali disservizi relativi all’applicazione delle citate leggi potranno essere segnalati al Segretario Comunale.

Inoltre, le situazioni di mancata applicazione delle norme sulla semplificazione amministrativa potranno essere segnalate al Servizio Ispettivo del Ministero della Funzione Pubblica inviando una lettera al numero di fax 06-85982075.

LA CERTIFICAZIONE

Tutti i certificati attestanti stati e fatti non soggetti a modificazioni (certificati di nascita, morte, diplomi) hanno validità illimitata.

Le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data del rilascio salvo che disposizioni di legge o regolamentari prevedano una validità superiore.

I certificati anagrafici e le certificazioni di stato civile devono essere accettati dalle pubbliche amministrazioni o da chi gestisce un pubblico servizio anche oltre i termini di scadenza qualora l’interessato dichiari sullo stesso documento che le informazioni in esso contenute non hanno subìto variazioni dalla data del rilascio. Viceversa i privati (banche, assicurazioni ecc.) non sono obbligati ad accettare questa "conferma" di certificazione.

Le pubbliche amministrazioni, tuttavia, non possono richiedere atti o certificati concernenti fatti, stati e qualità personali che risultino attestati in documenti già in loro possesso o che esse stesse siano tenute a certificare oppure che siano in possesso di altre pubbliche amministrazioni. In tali casi - e con la sola eccezione dei concorsi pubblici - l’utente può richiedere (e pretendere) che tali atti o certificazioni siano acquisite d’ufficio dall’amministrazione, indicando però presso quale amministrazione è depositato il documento da acquisire e fornendo tutti gli elementi in suo possesso per consentirne l’individuazione.

Inoltre, i dati relativi al cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza, sono pienamente comprovati di fronte ad una pubblica amministrazione o a chi gestisce un servizio pubblico, con l’esibizione di un documento di riconoscimento in corso di validità.

Pertanto, di fronte a tali Enti, l’esibizione di un documento di identità sostituisce pienamente il certificato richiesto, e tali Enti non potranno rifiutarne l’esibizione in luogo del certificato.

Anche in questo caso, tuttavia, va posta estrema attenzione all’atto dell’esibizione: infatti il documento di identità potrà essere esibito soltanto quando i dati in esso indicati non abbiano subito alcuna variazione dalla data del rilascio, pena l’applicazione delle sanzioni previste dall’art.489 del codice penale (uso di atto falso).

L’ AUTOCERTIFICAZIONE

Ogni cittadino (anche straniero) può presentare al posto dei certificati richiesti un’autocertificazione; egli può, cioè, presentare o spedire agli uffici pubblici ed ai gestori di pubblici servizi una dichiarazione firmata attestante quanto avrebbe dovuto apparire sui certificati. Possono essere autocertificate solo le seguenti posizioni, che corrispondono ai più comuni certificati: data e luogo di nascita, residenza, stato di famiglia, cittadinanza, godimento dei diritti politici, stato di celibe, nubile, coniugato o vedovo, esistenza in vita, nascita del figlio, morte del coniuge, del genitore o del discendente, posizione agli effetti degli obblighi militari, titolo di studio o qualifica professionale posseduta, situazione reddituale ed economica, assolvimento di specifici obblighi contributivi, possesso e numero del codice fiscale o partita IVA, qualsiasi altro dato presente nell’archivio dell’anagrafe tributaria, stato di disoccupazione, qualità di pensionato e relativa categoria, qualità di studente o casalinga, qualità di legale rappresentante di persone fisiche e giuridiche, di tutore o curatore, iscrizione presso associazioni o altre formazioni sociali, il non aver riportato condanne penali e il non essere a conoscenza di procedimenti penali a proprio carico, il fatto di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato; qualità di vivenza a carico, iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla pubblica amministrazione, e tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile. Possono essere inoltre sostituiti con dichiarazione sostitutiva di certificazione i certificati, gli estratti e gli attestati necessari per l’iscrizione a scuole di ogni ordine e grado e all’università, nonché quelli che a qualsiasi titolo devono essere presentati agli uffici della motorizzazione civile.

Tale dichiarazione può essere resa su qualsiasi foglio e la sottoscrizione non deve essere autenticata; pertanto la dichiarazione potrà essere scritta in via breve presso lo stesso ufficio pubblico richiedente e non sarà soggetta all'imposta di bollo. Va ricordato che nessuna pubblica amministrazione o gestore di pubblici servizi può rifiutare l’autocertificazione delle posizioni sopra elencate.

Il ricorso all’autocertificazione è consentito anche a tutti i cittadini dell’Unione europea. I cittadini di paesi extracomunitari, invece, possono autocertificare solo quelle posizioni - tra quelle sopra indicate - che potrebbero essere certificate o attestate da parte di soggetti pubblici o privati italiani.

LE DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DELL’ATTO DI NOTORIETÀ’

Fatte salve alcune eccezioni stabilite dalla legge, tutti gli stati fatti e qualità personali non compresi nell’elenco citato, possono essere comprovati, a titolo definitivo, mediante una dichiarazione resa e sottoscritta dall’interessato dinanzi al funzionario competente a ricevere la documentazione, o dinanzi ad un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal Sindaco. Gli stessi soggetti provvedono ad autenticare la firma del dichiarante, con assolvimento dell’imposta di bollo nei casi previsti dalla legge.

Tale dichiarazione sostitutiva può essere prodotta soltanto ad una pubblica amministrazione o ad una impresa che gestisce servizi pubblici. Non potrà essere invece essere di regola utilizzata nei rapporti tra privati, salvi i casi in cui i privati riceventi la documentazione lo consentano.

Il contenuto della dichiarazione può essere il più vario, ma deve riguardare fatti già avvenuti e conosciuti dallo stesso dichiarante con l’esclusione delle assunzioni di impegno, deleghe, rinunce, intenzioni future, rapporti contrattuali tra privati. Può inoltre riguardare anche stati, fatti e qualità personali relativi ad altri soggetti e di cui il dichiarante abbia diretta conoscenza.

Inoltre la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà può riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una  pubblicazione o la copia di titoli di studio sono conformi all’originale (vedi, più oltre, nel paragrafo relativo alle autenticazioni di copie).

E’ importante ricordare che la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà può essere sempre resa dinanzi al pubblico funzionario competente a ricevere la documentazione e, per le imprese di gestione di servizi pubblici, dal funzionario incaricato dall’impresa; pertanto, nessuna pubblica amministrazione può invitare un cittadino a recarsi presso il Comune o un notaio per autenticare la firma sulla dichiarazione, ma deve provvedere direttamente all’autenticazione. La stessa autenticazione non è necessaria qualora la dichiarazione sia contenuta in un’istanza e la stessa sia sottoscritta nei modi qui di seguito indicati:

LE ISTANZE

La sottoscrizione, in presenza del dipendente addetto, di istanze da produrre agli organi della pubblica amministrazione ed ai gestori di pubblici servizi non è soggetta ad autenticazione. L’autenticazione non è necessaria anche nel caso in cui l’istanza sia presentata unitamente a fotocopia, non autenticata, di un documento di identità del richiedente.

L’autenticazione non è parimenti necessaria quando l’istanza - presentata con le modalità di cui sopra - contenga dichiarazioni sostitutive di certificazioni o dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà. Queste ultime devono essere autenticate solo nel caso in cui siano presentate separatamente all’istanza.

Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche via fax con allegata una fotocopia di un documento di identità del richiedente.

LE AUTENTICAZIONI DI COPIE

Le copie autenticate di atti e documenti sono pienamente equipollenti agli originali.

L’autenticazione delle copie può essere effettuata dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso l’originale, oppure dal pubblico ufficiale presso il quale il documento è depositato o da qualsiasi altro addetto al quale deve essere consegnato il documento. Inoltre sono competenti all’autenticazione delle copie il notaio, il cancelliere, il segretario comunale o un altro funzionario incaricato dal Sindaco.

Bisogna ricordare, tuttavia, che presso i funzionari delle pubbliche amministrazioni è possibile di regola autenticare soltanto copie di atti e documenti che siano richieste o che si debba consegnare ad organi della pubblica amministrazione. 

Resta normalmente esclusa l’autenticazione di atti per uso privato, salvo il caso in cui l'ente privato al quale il documento è destinato lo consenta.

Viceversa l'autenticazione di atti per uso esclusivamente privato resta di esclusiva competenza del notaio, così come è esclusa l’autenticazione di atti per uso giudiziario. Infine, si fa notare che l’autenticazione da parte di pubblici funzionari di atti privati da produrre alla pubblica amministrazione è ristretta alle sole ipotesi previste da leggi, regolamenti, disposizioni ministeriali.

E’ bene sottolineare che l’autenticazione della copia di un documento può essere effettuata (su esibizione contestuale dell'originale) anche da qualsiasi dipendente competente a ricevere la documentazione; pertanto nessuna pubblica amministrazione può invitare un cittadino a recarsi presso il Comune o un notaio per autenticare la copia di un documento, ma deve provvedere direttamente all’autenticazione nel momento in cui riceve la documentazione.

L’autenticazione di copie deve essere in regola con l’imposta di bollo salvo le esenzioni previste dalla legge.

Si ricorda, inoltre, che l’autenticità di copie di atti e di documenti conservati o rilasciati da una pubblica amministrazione e di pubblicazioni o titoli di studio,  può essere comprovata mediante dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà. (Ad esempio: io sottoscritto dichiaro di essere a conoscenza che le allegate copie di pubblicazioni sono conformi agli originali…).
Tale forma alternativa di autenticazione di copie può altresì riguardare la conformità all'originale dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.

E’ da segnalare, infine, che i documenti trasmessi ad un pubblica amministrazione tramite fax, o con altro mezzo telematico idoneo ad assicurare la certezza della provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e, pertanto, il loro invio non deve essere seguito dall’inoltro del documento originale.

LE AUTENTICAZIONI DI FOTOGRAFIE

Le fotografie prescritte per il rilascio di documenti personali sono legalizzate dall’ufficio ricevente, a richiesta dell’interessato, se presentate personalmente.

Pertanto all’atto della richiesta del rilascio di un documento personale munito di fotografia (patente, passaporto, porto d’armi, tessere ministeriali) l’utente può produrre la fotografia da legalizzare e tale legalizzazione deve essere effettuata dallo stesso ufficio ricevente.

Gli uffici comunali sono abilitati unicamente al rilascio di attestazioni di identità personale munite di fotografia per gli usi consentiti dalla legge. Tali attestazioni vengono rilasciate nei casi in cui la richiesta di rilascio di un documento personale con fotografica sia presentata all’ufficio competente da persona diversa dall’interessato.

La legalizzazione della fotografia non è soggetta all’assolvimento dell’imposta di bollo.

SANZIONI PENALI

Nell’utilizzare gli strumenti semplificativi sopra descritti, il cittadino deve porre estrema attenzione: infatti, l’esibizione – a fini certificativi - di un documento contenente dati non più rispondenti al vero o la sottoscrizione di un atto contenente dichiarazioni sostitutive false o non più rispondenti al vero, integra il reato di falso in atto pubblico (art.483 del codice penale). Inoltre il rilascio di dichiarazioni non veritiere comporta la decadenza dai benefici conseguiti nel procedimento.

In proposito va ricordato che, benché le dichiarazioni sostitutive abbiano il carattere della definitività (pertanto non devono essere seguite dall’inoltro del certificato), le pubbliche amministrazioni sono tenute ad effettuare verifiche sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive attraverso controlli a campione e in tutti i casi in cui vi sia ragione di dubbio sul contenuto delle dichiarazioni.

Per converso, la mancata applicazione, da parte dei pubblici dipendenti, degli strumenti di semplificazione sopra descritti, costituisce violazione dei doveri d’ufficio e deve essere segnalata al responsabile dell’amministrazione.

PROMEMORIA SULL’IMPOSTA DI BOLLO

Le certificazioni anagrafiche, le autenticazioni di firme e di copie di documenti, ai sensi dell’art.2 TAB. A D.P.R. 642/72, devono essere rilasciate con contestuale assolvimento dell’imposta di bollo (Euro 10,33). Esistono alcuni casi di esenzione dal bollo previste da apposite leggi.

Quanto gli utenti richiedono un certificato o l’autenticazione di firma o di copia devono indicare, sotto la loro diretta responsabilità, l’uso specifico del documento e l’eventuale norma esentativa dal bollo che devono essere indicate sul certificato o sull’atto. In caso contrario il funzionario è tenuto a rilasciare il documento o a provvedere all’autenticazione con marca da bollo.

Si ricorda che l’uso diverso da quello indicato sul certificato comporta evasione fiscale e può essere punito a norma delle leggi vigenti.

Si ricorda, infine, che le certificazioni di stato civile (nascita, matrimonio, morte), sono esenti da imposta di bollo e da esazione di diritti di segreteria.

COME USARE L’AUTOCERTIFICAZIONE

Per presentare un’autocertificazione in luogo dei certificati richiesti non è necessario alcun modulo particolare. La dichiarazione può essere anche scritta a mano su qualsiasi foglio e in modo informale (io sottoscritto dichiaro....di essere nato il…, di essere residente a…., di avere il seguente stato di famiglia…., di avere la seguente situazione reddituale….di essere legale rappresentante della ditta…..ecc. ), direttamente presso l’ufficio richiedente, in pratica facendo da soli il certificato richiesto. La firma apposta in fondo all’autocertificazione non deve essere autenticata né deve essere apposta davanti al funzionario. Pertanto l’autocertificato può essere spedito anche per posta. L’autocertificazione, inoltre, non è soggetta ad imposta di bollo. Gli stranieri potranno sostituire solo le certificazioni rilasciabili da enti italiani.

(a cura di Andrea Zecchin - Servizi Demografici)